Tako se radi digitalno računovodstvo

Vođenje evidencije ono je o čemu većina ljudi, osim računovođa, ne voli razmišljati, a kamoli biti zauzeta. To petljanje s tim računima, računima i tako dalje, ne bi trebalo biti lakše? Srećom, to može učiniti i prelaskom na digitalno računovodstvo.

Za mnoge ljude, uključujući autora ovog članka, prilična je prepreka prelazak na digitalnu administraciju. Ipak, apsolutno vam preporučujemo da to učinite. Nije komplicirano i nakon toga vam štedi toliko vremena. Pomoći ćemo vam na vašem putu, dajući vam odmah prvi savjet: prijeđite na početak nove financijske godine, što je puno lakše nego na polovici godine.

Računovodstvo naspram administracije

Pojmovi knjigovodstvo i administracija često se koriste naizmjenično. Nije zgodno, jer su to dvije potpuno različite stvari. Administracija je održavanje vaših računa, računa, dolaznih i odlaznih predmeta. Računovodstvo je ispravno računovodstvo poreznih vlasti, primjena propisa i tako dalje. Ovaj je članak o digitalizaciji vaše administracije. Nismo računovođe, pa vam ne možemo pomoći u suštinskoj strani stvari, ali možemo vam pomoći u tehnologiji. Povremeno objasnimo nešto bitno, ali ako doista ne razumijete ništa u računovodstvo i administraciju, prikladnije je to učiniti zajedno s nekim drugim.

01 Računovođa

To smo već spomenuli u okviru Računovodstvo nasuprot administraciji: mi nismo računovođe. Prilikom konfiguriranja digitalne administracije moraju se unijeti važne stvari, poput početnog stanja. To su pitanja za koja smo jednostavno konzultirali našeg računovođu. Ako znate sve o računima glavne knjige, privremenim stavkama, promjenama itd., Onda sve to vjerojatno možete unijeti sami. Ako ne, bilo bi pametno obratiti se knjigovođi. Ne morate odmah predati cijelo svoje računovodstvo, ali možete ih zamoliti da provjere jeste li sve pravilno postavili kada završite s konfiguriranjem računovodstvenog paketa. Inače, uvijek savjetujemo svima da angažiraju knjigovođu, činjenica da plaćaju za sebe apsolutno nije mit.Zgodan vodič za pronalaženje dobrog računovođe pronaći ćete na web mjestu Business Growth.

02 Odabir računovodstvenog paketa

Odabir računovodstvenog paketa važan je korak. Međutim, s tim ćete morati redovito raditi, pa je važno odabrati paket koji vam dobro odgovara. Testirali smo podosta i prema našem mišljenju postoje dva stvarno dobra kandidata: Exact Online i e-Boekhouding.nl. Exact Online najopsežniji je paket, ali i puno složeniji i skuplji. e-Boekouden.nl je malo ljubazniji, nudi vam sve što vam treba i puno je jeftiniji. Uz to, uslugu je lako integrirati s, na primjer, vašom mrežnom trgovinom (iako je to preopširno da bi se moglo opisati u ovom članku. Iz tih smo razloga kao primjer za ovaj osnovni tečaj odabrali e-Boekouden.nl. Međutim, princip je svugdje isti, pa slobodno odaberite svoj paket.

03 Digitalni računi

Digitalno računovodstvo naravno znači i da morate digitalizirati sve svoje račune. Paket koji koristimo na ovom tečaju uključuje aplikaciju koja skenira račune, ali ako koristite drugi paket koji ga nema, preporučujemo Turboscan (i u trgovini Google Play i u Apple App Storeu). Pomoću ove aplikacije možete lako skenirati svoje račune, nakon čega se mogu pohraniti u oblak. Mali savjet: osposobite se za skeniranje računa odmah kad ih primite. To u trgovini može izgledati pomalo čudno, ali osigurava da zaista više nikada nećete izgubiti račun. Uz to, redovito ažuriranje administracije postaje povjetarac jer na kraju tromjesečja više ne morate skenirati sve svoje račune. Aplikacija košta pozamašnih 7 dolara,ali to se itekako isplati.

04 Registrirajte se

Većina računovodstvenih paketa nudi vam besplatno probno razdoblje, tako da paket možete isprobati u slobodno vrijeme i provjeriti odgovara li vam. Svakako preporučujemo da ga koristite. Odabrali smo e-Boekhouding.nl jer mislimo da je ovo paket koji odgovara većini ljudi i zato što nam se sviđa sučelje, ali slobodno potražite mrežne računovodstvene pakete i isprobajte nekoliko. U našem primjeru surfate do www.e-boekreken.nl gdje zatim kliknite Isprobajte . Zatim stvorite račun kao na bilo kojoj drugoj web lokaciji. Web lokaciju možete isprobati 14 dana, nakon čega će vas koštati 7,95 mjesečno za osnovnu pretplatu i 5,95 mjesečno za modul za naplatu (što toplo preporučujemo).

05 Videozapisi o pomoći

Jedan od razloga zbog kojih nam se e -Boekhouding.nl toliko sviđa jest taj što je web mjesto prepuno videozapisa koji vam pomažu u digitalnoj konfiguraciji administracije. Usput, znamo kako to obično ide: želite započeti i ne želite prvo gledati sve vrste videozapisa. Međutim, imajte na umu da se radi o vašoj administraciji, nečemu što želite dobro organizirati jer će vam uštedjeti mnogo sati rada. Naravno, objasnit ćemo kako funkcioniraju osnove, ali videozapisi dublje ulaze u stvar i stoga su vrlo poučni. Prijavite se na web mjesto i kliknite Podrška u gornjem desnom kutu . Otvorit će se novi prozor u kojem kliknete na Video trening . Tamo ćete pronaći sve videozapise koji su vam potrebni da biste bolje razumjeli kako stranica funkcionira.

06 Početna bilanca

Odmah započinjemo s najtežim: početna bilanca koja se može naći putem Menadžmenta / otvaranja . Ovo je u osnovi sažetak svih financijskih aspekata koji čine vaše poslovanje: prihoda, troškova, potraživanja, ... Ako nemate pojma o čemu govorimo, onda vjerojatno već koristite računovođu (jer je i ovo dio vaša analogna administracija) i te podatke možete zatražiti od njega / nje. U svakom slučaju, bitno je da ukupan iznos lijevog i desnog stupca (tj. Imovine i obveza) bude jednak. Ali prije nego što to možete popuniti, prvo morate postaviti račune glavne knjige.

07 Postavljanje računa glavne knjige

Neka vas ne zastraši riječ poput računa glavne knjige. Najbolje možete vidjeti svoju upravu kao veliki ormar s ladicama. Svaka ladica predstavlja dio vaše tvrtke, kao što je vaš bankovni račun (način plaćanja), pretplata na nešto (dobit i gubitak), vaš inventar (saldo) i tako dalje. Ladica s riječima najvjerojatnije vas neće istresti, a račun glavne knjige potpuno je isti. Stoga je za vašu mrežnu administraciju važno da mapirate sve elemente svoje tvrtke. Kliknite Administracija, a zatim Glavni računi. Ovdje vidite puno "ladica", od kojih većinu nikada nećete koristiti. Pogledajte možete li sve troškove i koristi svoje tvrtke staviti u jednu od ovih ladica. Ako nije, sami izradite novu ladicu ili račun glavne knjige.

08 Stvaranje odnosa

Za vašu administraciju je naravno važno znati od koga ste dobili novac i kome ste platili novac. Iz tog je razloga potrebno stvoriti odnose. To radite klikom na Odnosi na vrhu, a zatim na Dodaj u lijevom oknu. Ovo je vrlo jednostavno, jednostavno se tiče svih podataka za kontakt relevantnog kupca ili klijenta.

09 Izrada proizvoda

Pretpostavimo da vas sada molimo da napravite račun, a zatim vjerojatno jednostavno unesete što ste učinili i koliko to košta. To je slučaj i u digitalnom računovodstvu, osim što računovodstveni paket želi znati gdje se određeni proizvod ili usluga mora teretiti. Vi stvarate proizvode za to. Kliknite Naplata , a zatim pod Proizvodi i usluge na Dodaj . Sada morate unijeti kod usluge ili proizvoda (to možete smisliti sami) i opis (na primjer: DVD). Tada odabirete Jedinicu , u našem slučaju Komad . Ako vam treba jedinstvo (npr. Wordako pišete članke i plaćate se po riječi) još ne postoji, možete ih stvoriti pod naslovom Jedinice s lijeve strane. Unesite kupnju ako je primjenjivo i prodajnu cijenu bez PDV-a. Odaberite stopu PDV-a i prodajna cijena s PDV-om prikazat će se odmah. Na Counter računu odabirete u koju 'ladicu' ovaj proizvod spada. To može biti vrlo općenito (promet grupe 1) ili vrlo specifično (DVD). Iako ste prvo morali stvoriti račun glavne knjige za DVD. Zgodno je sada: PDV se automatski stavlja u PDV u ladici kako bi se platio.

10 Pošaljite račune

Stoga koristite proizvode koje kreirate tijekom fakturiranja. U izborniku na vrhu kliknite Račun, a zatim Dodaj . Odaberite relaciju i popunite odgovarajuće podatke. Zatim kliknite Dodaj proizvod / uslugu . Sada kada kliknete na gornje polje, možete dodati jedan od proizvoda koji ste konfigurirali. Sada odmah možete vidjeti zašto je to korisno, svi relevantni podaci unose se odmah (ali se i dalje mogu mijenjati ako cijena, na primjer, odstupa). Na ovaj način dodajete redak za svaki proizvod ili uslugu. Kad završite, spremite račun i možete ga poslati. e-Boekouden.nl nudi sve vrste predložaka za to.

11 Unos računa / računa

Osim prihoda, imate i troškove. To rezervirate klikom na karticu Računovodstvo na web mjestu, a zatim na Računi . U Vrsta rezervacije odabirete Primanje računa . Odaberite poslovnog partnera i popunite podatke na računu (uključujući ispravan račun računa). Po želji kliknite Dodaj datoteke ako želite prenijeti račun. Za račune nije prikladno koristiti odnose, uostalom, ponekad nešto kupite u knjižari, što nije odmah veza. Uz to, računi nemaju broj računa. U tom slučaju kliknite Izjava / Potvrde u lijevom oknu. Za vrstu rezervacije odabirete potrošeni novaca na Računu naznačite s kojeg ste računa to učinili. Sada također možete vidjeti: ako imate više bankovnih računa, korisno je stvoriti više računa glavne knjige i za to. Kliknite Spremi za obradu potvrde. Kada preuzmete aplikaciju e-Boekouden.nl, također možete skenirati i prenijeti račune izravno sa svog pametnog telefona.

12 Uvozne transakcije

Svoje poslane i primljene račune stavili ste u svoju digitalnu administraciju, sada ih je važno povezati sa stvarnim mutacijama na vašem bankovnom računu. Razlog tome je vaša ravnoteža koja, kao što i samo ime kaže, mora biti u ravnoteži. Za svakih poslanih računa od deset eura mora biti uplata od deset eura, a za svakih pet potrošenih eura mora biti račun za pet eura. Zbog toga ćete te slučajeve ugovarati jedni protiv drugih. Najlakši je način izvesti svoje bankovne izvode s web mjesta banke (svaka banka objasnit će postupak), a zatim kliknuti Uvoz pod naslovom Unesi (kartica Računovodstvo ). Prenesite datoteku, odaberite bankovni račun povezan s njom, a zatim klikniteNadalje . Kad je datoteka obrađena, kliknite na Idi na neprerađene retke izvoda . Tamo možete vidjeti sve promjene na svom bankovnom računu koje još nisu povezane s, na primjer, računima. Za svaku mutaciju sada možete točno naznačiti koji dio kojem pripada. Na primjer, izdaje se račun i / ili račun za svaki trošak i sav prihod.

Veze

U principu sve u svom knjigovodstvenom paketu možete raditi ručno, ali pod naslovom Upravljanje također imate mogućnost uspostavljanja svih vrsta poveznica. Na primjer, prvo možete uspostaviti vezu sa svojim knjigovođom, tako da on može pristupiti vašoj administraciji i koristiti je za podnošenje vaše izjave, ali također možete uspostaviti vezu sa svojom bankom, tako da ne morate ručno uvoziti i izvoziti svoje transakcije svaki put. Ovdje ćete pronaći i vezu s web-trgovinom, tako da računi za narudžbe mogu automatski biti uneseni u vaše digitalno računovodstvo. Nije jako teško, a na stranici za podršku pronaći ćete opsežno objašnjenje kako sve to funkcionira. Stoga vam preporučujemo da to apsolutno istražite.