13 savjeta za organiziranje radnih listova u programu Excel

Radni list u Excelu može sadržavati tisuće stupaca i više od milijun redaka. Ta je prednost također nedostatak, jer ako na jednom radnom listu spojite puno podataka, to brzo postane nered. Bolje je koristiti zasebne radne listove u istoj datoteci za obradu svih vrsta podataka, formula i grafikona.

Savjet 01: Imenovanje

Svaka se radna knjiga u Excelu sastoji od jednog ili više radnih listova. Kada radite s velikom količinom podataka, najbolje ih je čuvati u različitim radnim listovima iste radne knjige. Na taj način držite sve podatke na okupu, dok su različite skupine podataka i dalje jasno podijeljene. Ako izradite nekoliko radnih listova, Excel će ih numerirati na sljedeći način: list 1, list 2, list 3, ... Ali da biste mogli bolje upravljati njima, bolje im je dati prepoznatljivo ime. To mogu biti godine, gradovi ili mjeseci, sve dok naziv označava što se točno nalazi na radnom listu. Imajte na umu da svaki radni list mora imati jedinstveno ime. Desnom tipkom miša kliknite karticu lista koju želite preimenovati i odaberite Preimenuj. Upišite željeno ime, a zatim kliknite bilo gdje izvan radnog lista. Također možete dvaput kliknuti karticu lista da biste je preimenovali.

Prikaži kartice listova

Ako od nekoga primite Excel datoteku, ali ne vidite kartice radnog lista, tada je najvjerojatnije onemogućena opcija Prikaži kartice listova za ovaj dokument. Idite na File / Options / Advanced . U odjeljku Prikaz opcija za ovu radnu knjigu označite potvrdni okvir Prikaži kartice lista .

Malo je jednostavno poput premještanja radnog lista unutar iste radne knjige

Savjet 02: Umetnite list

Pokraj kartica radnih listova pronaći ćete gumb sa znakom plus. Ovo je gumb za stvaranje novog radnog lista. Također možete na kartici vrpce početi . Tamo odabirete naredbu Umetanje / Umetanje lista u grupi Stanice . Da biste izbrisali radni list, desnom tipkom miša pritisnite karticu lista i odaberite Delete . Ili se vratite na karticu Start gdje brišete / brišete odabir lista .

Pretpostavimo da već imate četiri radna lista i želite mu dodati još tri radna lista, najbrži način da to učinite je pritisnuti tipku Shift i na dnu radnog lista odabrati broj postojećih kartica lista. Zatim desnom tipkom miša kliknite odabrane kartice lista i odaberite Umetni . Excel će odjednom dodati odabrani broj radnih listova.

Savjet 03: Kopirajte radne listove

Malo je jednostavno poput pomicanja radne ploče. Kliknite mišem karticu lista i povucite ikonu lista na željeno mjesto u redu kartica listova. Također možete kopirati radni list. Da biste to učinili, pritisnite Ctrl, a zatim povucite karticu lista na točno mjesto u redu kartica listova. U ikoni lista pojavit će se znak plus. Otpustite tipku miša prije nego što otpustite tipku Ctrl, tako da će Excel smjestiti kopiju odabranog radnog lista na to mjesto. U macOS verziji Excela za kopiranje radnog lista morate koristiti tipku Alt umjesto tipke Ctrl.

Savjet 04: U drugu radnu knjigu

Do sada smo razgovarali o premještanju i kopiranju radnih listova unutar iste radne knjige. Ali radni list možete i premjestiti u drugu radnu knjigu. Obavezno otvorite obje radne bilježnice. Radi jasnoće nazvat ćemo radnu knjigu iz koje želimo kopirati radni list WorkbookSource.xlsx. Radnu knjigu pozivamo u koju želimo zalijepiti radni list WorkbookTarget.xlsx. U WorkbookSource.xlsx desnom tipkom miša kliknite karticu lista koju želite kopirati i odaberite naredbu Premjesti ili Kopiraj . Otvorit će se mali prozor gdje u okviru mape Za odaberite WorkbookTarget.xlsx . Pod Za listvi određujete u kojem položaju treba staviti taj radni list. I na dnu možete naznačiti treba li Excel kopirati odabrani radni list. Ako ovo ne označite, Excel neće kopirati radni list, već će ga premjestiti iz jedne mape u drugu.

Samo provjeri

Kada premještate radni list u drugu radnu knjigu, obratite pažnju na sve formule koje se odnose na ćelije u trenutnoj radnoj knjizi. Sve dok se formule grade s podacima s istog radnog lista, ništa nije u redu. Međutim, ako se koriste formule koje se odnose na podatke na drugim radnim listovima, te formule više nisu točne nakon premještanja radnog lista.

Možete prilagoditi prilagodbe na nekoliko radnih listova istodobno grupirajući ih

Savjet 05: Boje

Da biste bili jasni, ne samo da karticama možete dati prikladno ime, već i boju. Desnom tipkom miša kliknite karticu radnog lista i odaberite opciju Tab Color . Ovo će otvoriti paletu s bojama teme i zadanim bojama. Pomoću opcije Više boja otvara se Windows alat za odabir boja u kojem možete odabrati sve moguće boje. Ako kartica lista ima blagi gradijent prema toj boji, to znači da je odabran radni list. Kliknite karticu drugog radnog lista da biste vidjeli stvarnu promjenu boje.

Savjet 06: Skupina

Možete prilagoditi prilagodbe na nekoliko radnih listova istodobno privremenim grupiranjem. Da biste grupirali radne listove, pritisnite tipku Ctrl dok istovremeno kliknete na različite kartice lista. Kada zatim formatirate podatke ćelija u određenoj boji ili fontu na jednom listu grupe, iste ćelije na ostalim grupiranim radnim listovima usvojit će isto oblikovanje. Također možete upisati podatke na toj jednoj kartici, nakon čega će se isti podaci pojaviti i na ostalim karticama. Ne zaboravite se razgrupirati, u protivnom nastavit ćete prilagođavati podatke na svim grupiranim radnim listovima, a da toga ne mislite. Da biste se razgrupirali, kliknite desnu tipku miša na jednu od kartica i odaberite Razdvoji listove .

Savjet 07: Prebacite

Ako radite s puno radnih listova, kartice možda neće stati u prozor programa Excel. Kroz radne listove možete se pomicati na više načina. U sustavu Windows vidjet ćete tri vodoravne točke na jednom ili oba kraja programske trake. Kliknite tri točke da biste kružili karticama lista u tom smjeru. Također možete koristiti desnu i lijevu strelicu trake s karticama. Ako pritisnete lijevu strelicu držeći pritisnutu tipku Ctrl, bljesnete na prvi list.

Prečaci

Ljubitelji tipkovnih prečaca, dajemo još jedan trik za brzo prebacivanje između radnih listova. Tipkovni prečac za odabir sljedećeg lista je Ctrl + Page Down. Logično je da je tipkovni prečac za odabir prethodnog lista Ctrl + Page Up. Za odabir više listova možete koristiti i tipke Ctrl i Shift. Već smo objasnili način rada s Ctrl u savjetu 6. Shift vam omogućuje odabir neprekidnog raspona listova dok klikate prvu i zadnju karticu u rasponu.

Savjet 08: Dodatni prostor

U sustavu Windows na dnu prozora programa Excel nalazi se traka za pomicanje koja zauzima prilično prostora. Ako radite s mnogim radnim listovima, ostat će vam bez prostora za prikaz svih kartica. Tada je lijepo znati da traku s karticama možete učiniti duljom. Da biste to učinili, kliknite pokazivačem miša na tri okomite točke lijevo od trake za pomicanje. Zatim povucite tri točke udesno da skratite klizač.

Jednostavnim trikom moguće je istovremeno imati u vidu nekoliko radnih listova

Savjet 09: Više listova u prozoru

Kada radite s više radnih listova, na ekranu obično vidite samo jedan radni list. No jednostavnim trikom moguće je istovremeno imati u vidu više radnih listova. To pokazujemo na radnim listovima: Kopenhagen, Bruxelles, Amsterdam. Provjerite je li prvi list (Kopenhagen) je ekran i proći kroz kartice vrpce slici . Na ovoj kartici kliknite gumb Novi prozor . Ovo će vam pokazati isti radni list u drugom prozoru. U tom drugom prozoru kliknite karticu lista Bruxelles tako da se pojavi. Budući da želite prikazati treći radni list, upotrijebite gumb Novi prozoropet. I u ovom trećem prozoru kliknite karticu amsterdamskog lista. Treći prozor može se prepoznati oznakom 3 iza naziva datoteke u naslovnoj traci. Sada možete kombinirati tri otvorene prozore pomoću vrpce kartica sliku gumb Svi prozori klik. Pojavit će se mali dijaloški okvir s pitanjem kako želite kombinirati prozore. Odaberite Side by side i potvrdite s OK . Svi otvoreni prozori sada su uredno poredani jedan pored drugog i ispod njih.

Savjet 10: Sakrij

Želite li sakriti određene radne listove? Koji može. Desnom tipkom miša kliknite karticu koja bi trebala biti skrivena od pogleda i odaberite Sakrij iz kontekstnog izbornika. Da biste skriveni radni list vratili na površinu, desnom tipkom miša kliknite jednu od ostalih kartica i odaberite naredbu Otkrij . Ako je skriveno nekoliko radnih listova, Excel će u skočnom prozoru pitati koji radni list želite prikazati.

Savjet 11: Lista lista

Tamo gdje smo razgovarali o načinu prebacivanja između različitih kartica na vrhu 7, postoji još jedan način, naime popis listova. To je popis svih vidljivih listova. Kako otvoriti popis listova? Desnom tipkom miša kliknite navigacijske gumbe na kartici, to je zalogaj od dvije strelice za navigaciju koje vidite u donjem lijevom dijelu kartica. Pojavit će se popis radnih listova iz radne knjige gdje možete jednostavno dvaput kliknuti naziv lista koji želite aktivirati.

Broj listova

Koliko radnih listova Excel prikazuje kada pokrenete novu radnu knjigu? To ovisi o postavkama. Kliknite karticu Datoteka na vrpci . Zatim na dnu odaberite Opcije . U prozoru Opcije za Excel odaberite Općenito u lijevom stupcu, a zatim pronađite naredbu Broj listova koji će se uključiti u odjeljak Kada se kreiraju nove radne knjige . Pomoću brojača označite koliko radnih listova treba sadržavati nova radna knjiga.

Savjet 12: Predložak

Kada Excel datoteku spremite kao .xltx datoteku, ona postaje predložak. To će pretvoriti i sve ostale radne listove ove datoteke u predloške. Moguće je i suprotno. Predložak možete umetnuti u postojeću radnu knjigu kao novi radni list. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite postojeću karticu i odaberite naredbu Umetanje . Ovo će otvoriti prozor u kojem odabirete što ćete umetnuti. Odavde se također možete savjetovati i odabrati mrežne predloške Officea. Predložak koji umetnete na ovaj način automatski se postavlja ispred kartice lista koju ste odabrali.

Savjet 13: Zaštitite

Štitite radni list kako biste spriječili da vi ili netko drugi slučajno ne napravite promjene na njemu. Da biste to učinili, na kartici vrpce Provjeri i odaberite grupu Zaštitite da biste zaštitili list . U skočnom prozoru možete navesti što korisnik smije raditi. Ako korisnik ne smije ništa učiniti u njemu, uklonite sve kvačice. Zatim unesite lozinku kako biste osigurali da se zaštita ne može ukloniti preko noći. Za potvrdu će Excel tražiti da ponovi lozinku.