Na ovaj način u Wordu stvarate zgodne popise za slanje e-pošte

Nesumnjivo će biti dana kada ne pošaljete četiri stotine pisama, a svi oni moraju imati osobni pozdrav i druge osobne podatke. Upravo zato postoji velika šansa da niste upoznati s funkcijom slanja popisa u Wordu i da satima trošite na nešto što je moguće u nekoliko minuta (a ujedno je i manje sklono pogreškama). Mi vam pomažemo uštedjeti to vrijeme.

1 Što su mailing liste?

Popisi za slanje poruka funkcija je u programu Word koja vam omogućuje uvoz podataka iz, na primjer, Excel dokumenta. Pretpostavimo da imate Excel dokument s podacima o 25 ljudi, Word će pomoću funkcije Mailing stvoriti 25 dokumenata koji sadrže te podatke. Ostatak dokumenta dopunjujete standardnim informacijama koje su iste za svaki dokument i pismo. Tako možete generirati osobna pisma vrlo brzo, dok posao morate obaviti samo jednom. Pročitajte i: Pravi stručnjak za Word u 12 koraka.

2 Razmislite na trenutak

Zvuči pomalo nespretno, ali zastajanje je jedan od najkorisnijih koraka u ovoj radionici. Ništa nije dosadnije nego imati sve u vrčevima i vrčevima, a zatim otkriti da morate prilagoditi Excel dokument jer ste nešto zaboravili. Razmislite što želite u dokumentu Word. Kao ilustraciju šaljemo pozivnicu za vjenčanje. Prvo, trebaju nam podaci o imenu i adresi za obraćanje i osobni pozdrav, ali željeli bismo dodijeliti i brojeve stolova za večeru. Gostiju je 200, pa možete zamisliti da bi to ručno bio ogroman zadatak. To je lako s mailing listom.

3 Stvorite Word dokument

Sad kad imate osnovnu ideju što želite uključiti u svoj dokument (u našem slučaju pismo), vrijeme je da to stvarno razradite. Pokrenite Word i stvorite novi dokument putem Datoteka / Novi / Prazan dokument. Također možete jednostavno odabrati upotrebu predloška, ​​što neće utjecati na krajnji rezultat. Zatim stvorite dokument ili napišite pismo koje želite na kraju poslati. Ispunite ovo pismo, uključujući pozdravnu adresu u gornjem desnom dijelu (ako je primjenjivo), a u našem slučaju: dodjeljivanje brojeva tablice. Podatke za koje želite da ih na trenutak automatski dodaju podebljano, a zatim ih nećete zaboraviti. Dovršavanjem pisma imate za sebe konkretan pregled jeste li išta zaboravili. Provjerite dokument i, ako je potrebno, neka ga provjere i druge zainteresirane strane (vaš partner, kolega itd.) Kako biste vidjeli jeste li što zaboravili. Spremite dokument.

4 Stvorite Excel dokument

Zatim izradite Excel dokument. Naravno, uštedjet ćete vrijeme ako već imate sva imena i adrese u programu Excel, tako da morate dodati samo nedostajuće elemente. Kliknite File / New / Blank Workbook da biste stvorili novi dokument. Predlošci u ovom slučaju nisu poželjni, samo će zbuniti, učiniti ga što golijim i jednostavnijim. Ono što je važno znati je da stupci u Excelu služe kao subjekti (tj. Ime, adresa, broj tablice itd.), A retci služe kao sažetak svih tih podataka, tj. U našem slučaju svaki je redak druga osoba .

5 Ispunite Excel dokument

Sada možete ispuniti Excel dokument. U našem slučaju u prvi redak dokumenta stavljamo sljedeća zaglavlja: Ime, Prezime, Adresa, Poštanski broj, Grad i Broj tablice. Nakon što to učinite, zaključajte gornji redak u dokumentu klikom na sliku kartice na vrpci, a zatim Blokiraj blok / gornji redak . To je zgodno; na primjer, za dugačke dokumente možete vidjeti u kojem stupcu ponovno radite kad se pomaknete prema dolje. Zatim dokument dopunjavate dalje: tako u svakom retku svih podaci koji idu uz naslove (u našem slučaju ime, prezime itd.) Ako želite poslati dokumente e-poštom, trebate i adresu e-pošte.

Obratite pažnju na ispravna svojstva stanica

Ako u Excel dokumentu koristite samo tekst s kojim želite generirati dokumente u Wordu, tada ne morate brinuti o svojstvima ćelija. Ali ako također želite spomenuti, na primjer, količine u konačnom dokumentu, tada su svojstva ćelija važna. Svojstvima ćelija kažete Excelu kakav je sadržaj ćelije. Budući da možemo lako uočiti razliku između iznosa, datuma ili kućnog broja, Excel to ne može. Da biste Excelu rekli koji točno predstavlja sadržaj ćelije, desnom tipkom miša kliknite ćeliju i odaberete Ćelije. U prozoru koji se pojavi možete odabrati kakav sadržaj ćelija sadrži s lijeve strane, a s desne strane možete to dodatno konfigurirati (na primjer, određivanjem broja brojeva koji će se prikazivati ​​nakon zareza).

6 Čarobnjak za spajanje pošte

Vaš Word dokument je u izradi, a sve adrese i drugi podaci uneseni su u Excel dokument. Word može puno učiniti s informacijama iz Excela, ali tada program naravno mora prvo znati na koji se dokument odnosi i što bi točno trebao s njim učiniti. Ovu vezu možete lako povezati s čarobnjakom u programu Word. Obavezno otvorite Wordov dokument u koji želite umetnuti podatke i kliknite Mailings / Start Mail Merge / Step-by-Step Mail Spajanje čarobnjaka .

7 Odaberite Excel dokument

Sada je vrijeme za važne izbore. U prvom koraku ne morate ništa odabrati, jer smo već stvorili dokument. Kliknite Dalje i ostavite odabranu opciju Koristi trenutni dokument . Ponovno kliknite Dalje . Ostavite odabranu opciju Koristi postojeći popis i kliknite Pregledaj . Sada prijeđite na datoteku adresa koju ste stvorili i kliknite Otvori i U redu u prozoru koji se pojavi. Sad ćete vidjeti adrese iz Excelovog dokumenta, gdje se prvi redak (s imenom opisa, adresom itd.) Koristi kao zaglavlje. Kliknite Dalje .