Pokrenite Synology Office u 13 koraka

Microsoft Office je apsolutni standard što se tiče uredskog softvera i ujedno je izvrstan paket. Međutim, nije besplatno, a ni pohranjivanje svih dokumenata u Microsoftov oblak nije uvijek najbolji izbor. Međutim, alternative su rijetke i često im nedostaju mogućnosti za centralno skladištenje i suradnju. Iznenađujući konkurent je Synology Office koji samo koristite na nosu. Pokazujemo vam kako.

Savjet 01: Softver na NAS-u

Nas obično kupujete uglavnom zbog velikog lokalnog kapaciteta za pohranu i jednostavnog pristupa vlastitim datotekama s bilo kojeg uređaja i u bilo koje vrijeme. No NAS može učiniti mnogo više, poput preuzimanja medija, strujanja filmova i zvuka te prikazivanja fotografija. Manje je poznato da lider na tržištu Synology ima vlastiti Office paket koji u potpunosti radi na NAS-u. Nije toliko opsežan kao Microsoft Office, ali razlika je uglavnom u funkcijama programa Word i Excel koje mnogi ljudi ionako ne koriste. Inače, Synology Office radi u prozoru preglednika i stoga je usporediviji s Google dokumentima nego sa samostalnim softverom MS Office.

Savjet 02: Pripremite nas

Prije nego što započnete instalirati Synology Office na NAS, važno je konfigurirati i provjeriti NAS. Prijavite se na NAS i provjerite je li dostupno ažuriranje za DSM operativni softver putem Start / Control Panel / Update and Repair . Ako postoji nova verzija, kliknite Preuzmi / Ažuriraj odmah . Nas će ažurirati i ponovo pokrenuti softver. Nakon toga se ponovo prijavite i provjerite ima li još ažuriranja. Zatim ažurirajte sve instalirane pakete putem Package Center / Installed / Update all . Također ne škodi onemogućavanje ili uklanjanje paketa koje više ne upotrebljavate. Da biste to učinili, kliknite pored naziva paketa i odaberite Stop ili na padajućem izbornikuIzbriši .

Je li stvarno besplatno?

Usporedimo troškove Synology Officea i Microsoft Officea. MS Office 365 Home košta 100 eura godišnje. Dobivate Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote i Skype za šest članova obitelji, plus 1 TB prostora za pohranu u OneDriveu za svakog. Radi na sustavima Windows, macOS, iOS i Android. Međutim, Synology Office je besplatan. Za to dobivate program za obradu teksta, proračunsku tablicu, program za prezentacije i sinkronizaciju putem Synology Drivea. Osim kupnje vašeg NAS-a (koji ste vjerojatno već imali), Synology Office neće vas koštati novca, već samo malo prostora na vašem NAS-u.

Korištenje nas samo kao medija za pohranu ne udovoljava mogućnostima nas

Savjet 03: Instalirajte Office

Instalirajte odmah Synology Office. Otvorite centar za pakete i kliknite Svi paketi . Na sredini zaslona s padajućeg izbornika odaberite Suite za suradnju . Izbor dostupnih paketa sada je sužen na pakete koji se odnose na Synology Office. Obavezno instalirajte Office , Drive , Chat , Note Station , Calendar i Synology Application Service . Oba paketa pošte nisu obavezna i važna su samo ako idete na poštu putem nas. Da biste instalirali dio, kliknite Instaliraj, a zatim prođite kroz sve korake čarobnjaka za instalaciju.

Nas nije rezerva

Tamo gdje Microsoft izrađuje sve potrebne sigurnosne kopije datoteka na OneDriveu, to se ne događa automatski na NAS-u i to morate sami organizirati kada koristite Synology Office. Nemojte pogriješiti misleći da sigurnosna kopija neće biti potrebna jer su datoteke ionako na nas. Ako koristite Synology Office, nas je jedino mjesto za pohranu i stoga je pametno napraviti sigurnosnu kopiju. Postoji puno mogućnosti za to. Možete napraviti sigurnosnu kopiju na drugom NAS-u ili vanjskom tvrdom disku, na internetskim uslugama za pohranu ili vanjskom sigurnosnom uređaju kao što je Tandberg RDX Quikstor.

Savjet 04: Stvorite korisnike

Mnogi nas uređaji imaju samo jednog korisnika, administratora. Ako želite razumno koristiti Synology Office, to više nije moguće. Svi koji će koristiti programe Officea moraju imati svoj račun na NAS-u, a to uključuje i vas kao administratora. Otvorite Synology Control Panel i odaberite User / Create / Create User . Ispunite sva polja za prvog korisnika, posebno su važni Ime, E-pošta i Lozinka. Kliknite Dalje i učinite ga korisnikom grupe korisnika i http grupe , ali ne i administrativne grupe! Omogućite novom korisniku pristup aplikacijama Chat , DSM , Drivei neobavezni dodaci kao što su File Station i Universal Search . Također je korisno omogućiti opciju Osnovna mapa za svakog korisnika. Da biste to učinili, kliknite karticu Napredno . Na dnu zaslona provjerite Omogući uslugu korisničkih baznih mapa i odredite mjesto osnovnih mapa. Također, uključite opciju Omogući koš za smeće koja korisnicima omogućuje oporavak izbrisanih datoteka. Također se preporučuje da omogućite opciju Prisiljavanje korisnika na promjenu lozinke nakon što administrator resetira lozinku .

Savjet 05: Pokrenite Office

Da biste pokrenuli Synology Office, otvorite glavni izbornik nas i pokrenite Drive . Pogon se otvara na novoj kartici preglednika. Iako Synology Office želi biti stvarna konkurencija Microsoft Officeu, način na koji koristite paket sličniji je Google dokumentima. Svi se programi izvode u pregledniku i ne započinjete s programom za obradu teksta ili programom za izračun, već radite iz dokumenata. Drive je stoga svojevrsni Explorer za dokumente i mape na NAS-u. Glavne komponente prikazane su na lijevoj margini pogona. Od vrha do dna, to su pristupi mapi My files u kojoj će biti pohranjeni vaši vlastiti dokumenti, mapi Teamu koje se mogu smjestiti dokumenti tima, a ispod toga brojna "pretraživanja" poput Dijeli se sa mnom, Dijeli s drugima, Nedavno, Sa zvjezdicom i Otpad .

Savjet 06: Stvorite dokument

Da biste stvorili prvi dokument, kliknite Moje datoteke, a zatim znak plusa u gornjem lijevom kutu. Sada imate mogućnost stvaranja dokumenta , proračunske tablice ili dijapozitiva . Imena i boje koje Synology koristi za ove tri vrste dokumenata jednake su onima koje Microsoft koristi u Officeu za Word, Excel i PowerPoint. Da biste stvorili prvi tekstualni dokument, kliknite Dokument . NAS će otvoriti novi dokument na novoj kartici u pregledniku.

Programi Synology Office rade baš kao i web verzije programa Word, Excel i PowerPoint

Savjet 07: Uredite dokument

Nakon otvaranja možete odmah početi pisati. To nije teško, jer sučelje programa za obradu teksta u programu Synology Office nalikuje na Word kao dvije kapi vode. Za ispunjavanje dokumenta tekstom i slikama i dajući mu lijep izgled potrebno je malo truda. Ako pogledate okolo u ovom dijelu Synology Officea, prvo ćete vidjeti izbornike od vrha do dna u kojima imaju mjesta svi dijelovi paketa. Ispod te alatne trake s gumbima za najčešće korištene dijelove kao što su font, veličina, boja i tako dalje. Font možete odabrati klikom na gumb pored Arial i odabirom fonta s popisa. Ali također možete odabrati jedan od stilova odlomaka s izbornika pokraj njega, klikom na gumb pokraj njegaKlik na normalan tekst . Ako na ovu traku ne stanu sve funkcije, krajnje se desno nalazi dvostruka strelica prema dolje. Kliknite na nju kako bi dodatne funkcije bile vidljive.

Savjet 08: Umetnite elemente

Da biste umetnuli sliku, odaberite Umetni / Slika . Na vrhu prozora odaberite mjesto na kojem se može pronaći slika. To može biti vaše računalo, Synology Drive, sam NAS ili mrežno mjesto. Ako je slika na računalu, možete je povući i ispustiti s računala u prozor za prijenos u pregledniku. Zatim kliknite U redu . Sliku možete promijeniti i rotirati baš kao u Wordu. Ako ne želite umetnuti sliku već tablicu, kliknite Umetni / Tablica . Ali također možete koristiti gumb Umetni tablicu na alatnoj traci. A u dokument možete dodati još mnogo stvari, poput oblika, grafikona i komentara.

Savjet 09: Spremite dokument

Da biste spremili dokument, otvorite izbornik Datoteka i odaberite Preimenuj . Prema zadanim postavkama Synology Office imenuje svaki novi dokument dok se ne spremi 'Neimenovan'. Upišite novo ime i kliknite U redu . To možete učiniti i klikom na plavo ime u gornjem desnom dijelu prozora preglednika. Sada kada je ime promijenjeno, spremite dokument putem Datoteka / Spremi . Ili upotrijebite tipkovnički prečac Ctrl + S, jer ovdje također samo rade. Nakon spremanja dokumenta možete ga i zatvoriti. To radite zatvaranjem kartice preglednika. Sada ste se vratili u Synology Drive, a novi dokument vidjet ćete i u mapi Moji dokumenti. Na isti način možete stvoriti i spremiti dokument za izračun ili prezentaciju.

Koju Synology trebate?

Za Synology Office vam nije potreban težak NAS, ali nije svaka Synology prikladna. Najlakši Synologies sa samo jednim pogonom ne udovoljavaju zahtjevima paketa, ali s dva pogona gotovo svi. Da biste izbjegli gubitak dokumenata, konfigurirajte dva pogona s RAID1 ili SHR, Synologyjevim automatskim raidom. JBOD ili RAID0 se stvarno ne preporučuju u kombinaciji sa Synology Officeom. Uzmite u obzir i količinu memorije. Budući da će NAS obavljati i druge zadatke ako radite s nekoliko ljudi na više dokumenata, 512 MB memorije zapravo je premalo. U pravilu je korisno bilo koji Synology NAS s dva pogona i najmanje 1 GB ugrađene memorije. Ako želite biti sigurni, provjerite popis kompatibilnih modela na www.synology.com.

Za Synology Office potreban vam je Synology NAS s najmanje dva diska i 1 GB RAM-a

Savjet 10: Označite dokumente

Dokumente možete tradicionalno organizirati u mape. Kliknite znak plus da biste stvorili novu mapu. Drugi način je označavanje dokumenata. Odaberite dokument i kliknite Oznake . Upišite naziv za naljepnicu i kliknite Stvori . Odaberite boju naljepnice i kliknite U reduza pričvršćivanje naljepnice uz dokument. Također ćete vidjeti upotrijebljene oznake na lijevoj margini Diska. Kliknite naljepnicu i prikazat će se svi dokumenti s tom naljepnicom. Da biste dokumentu dodali postojeću naljepnicu, povucite je i stavite u Disk na oznaku. Dokument možete dodati i na popis favorita tako što ćete mu dodijeliti zvjezdicu. Sve dokumente možete pretraživati ​​i po ključnim riječima ili drugim karakteristikama putem prozora za pretraživanje u gornjem desnom dijelu zaslona.

Savjet 11: Podijelite dokument

Ako želite da drugi mogu čitati ili čak uređivati ​​dokument, započnite dijeljenjem dokumenta s tim drugima. Kliknite Dijeli i odaberite način na koji želite dijeliti u postavkama privatnosti . Zatim u polje Popis primatelja upišite ime korisnika i dajte mu posebna prava za taj dokument. Uz upravljanje , druga osoba postaje punopravni suvlasnik dokumenta, ali postoji i nekoliko nižih razina prava. Nekim osobama možete dati prava putem znaka plus. Zatim kliknite Spremi . Osobe s kojima dijelite dokument vidjet će ga u mapi Dijeljeno sa mnom u svojoj aplikaciji Disk.

Savjet 12: Surađujte

Dijeljeni dokumenti obično uključuju promjene i / ili komentare. Mapa Dijeljeno sa mnom sadrži dokumente koje su drugi podijelili s vama. Nakon otvaranja možete raditi ono za što ste dobili prava. Na primjer, komentare možete dodati pomoću gumba Umetni komentar na alatnoj traci na vrhu zaslona. Tada se mogu vidjeti pored njega na margini. Dokument može sadržavati i komentare nekoliko osoba. Na to možete odgovoriti i sami. Na ovaj način možete poboljšati zajednički dokument zajedno s ostalima. Kao vlasnik dokumenta, možete označiti komentare kada su obrađeni i oni će nestati. Ako je Synology Chat instaliran na nas, o komentarima možete razgovarati i uživo u chatu s ostalim korisnicima.

Savjet 13: Daljinski pristup

Kako bi olakšao pristup dokumentima na NAS-u, Synology nudi neke korisne aplikacije. Za računalo postoji Synology Drive koji stvara mapu na računalu i sinkronizira se s dokumentima na NAS-u. Dvostrukim klikom na jedan od dokumenata otvara se Synology Office u pregledniku i možete uređivati ​​dokument. Tu su i aplikacije Synology Drive za uređaje Apple i Android. Za siguran pristup putem interneta, aplikacija nudi Synology QuickConnect. S nekoliko klikova sve to funkcionira. Svakom novom korisniku koji se prvi put prijavi na Disk na NAS-u bit će ponuđeno da preuzme i instalira aplikacije.