Brzo i sigurno unesite podatke u Excel

Vjerojatno vam ne moramo reći da možete lako mapirati velike količine slika i drugih podataka u programu Excel. No jeste li znali da unos tih podataka možete i puno olakšati? Sve što morate učiniti je 'izgraditi' obrazac za unos.

Savjet 01: Zašto?

Zašto biste stvorili obrazac za unos kad podatke možete jednostavno upisati izravno u Excel? Istina je da je Excel za to vrlo pogodan, ali ako ste s programom radili više puta, primijetit ćete i da ponekad nije vrlo praktično prvo kliknuti stanice, slučajno kliknuti pogrešnu ćeliju i tako dalje ... Pronalaženje podataka u velikom Excelovom dokumentu također ponekad može biti teško. Ispunjavanje obrasca može sve ove stvari učiniti puno učinkovitijima. Unos je puno brži, možete biti sigurni da sve popunjavate na isti način, nikada ne zaboravite polje, a unesene podatke također možete vrlo lako pretraživati. Pa krenite!

Savjet 02: gumb Dodaj

Koliko god takav obrazac bio zgodan, Excel prema zadanim postavkama uopće ne prikazuje ovu opciju. Da bismo ga mogli koristiti, prvo ćemo morati dodati gumb za njega na Alatnu traku za brzi pristup (alatna traka na samom vrhu, između ostalog i opciju Automatsko spremanje). Desnom tipkom miša pritisnite bilo koji gumb u ovom izborniku, a zatim kliknite Prilagodi alatnu traku za brzi pristup . Prema zadanim postavkama, u okviru Odaberi zadatke vidjet ćete odabranu opciju Popularni zadaci . Kliknite ovaj padajući izbornik, a zatim Sve naredbe . Sada se pomičite dok ne vidite opciju Obrazac , a zatim kliknite Dodaj i na kraju u redu. Na alatnoj traci za brzi pristup sada je dodan gumb pomoću kojeg možete koristiti obrazac.

Provjerite zna li Excel što treba učiniti s vašim vrijednostima

Savjet 03: Organizirajte stol

Obrazac možete koristiti za jednostavan unos podataka u vaš Excel dokument. Ali naravno, Excel ne može čitati vaše misli i stvarno nema pojma što bi točno trebalo uključiti u obrazac. Srećom, ne morate biti u mogućnosti programirati da se to dogodi; sve što morate učiniti je naznačiti od kojih će se podataka sastojati vaša tablica / dokument. Pretpostavimo da smo na čelu udruge (nogomet, kazalište, ples, kako kažete) i da smo upravo imali uspješan dan ulaska u koji je više od 200 ljudi ispunilo obrazac za registraciju. Želimo ove oblike uvesti što učinkovitije. Dakle, to ćemo učiniti s (digitalnim) obrascem u Excelu. Stoga prvo moramo naznačiti iz svakog elementa da će se sastojati ova tablica podataka. U našem slučaju to su: Ime, Prezime,Datum rođenja, telefonski broj, adresa e-pošte i željeni datum početka. Naravno, ovi naslovi mogu biti čega god se sjetite, ovo je čisto za naš primjer.

Savjet 04: Svojstva stanice

Sljedeći važan korak je definiranje svojstava stanice. Možete koristiti obrazac koji ćemo stvoriti, a da ga ne definiramo, ali ako želite da se podaci koje unesete prikazuju ispravno, važno je da Excelu kažete koje podatke unosite. U našem slučaju odabiremo stupac Ime i prezime i desnom tipkom miša kliknite Svojstva ćelije . Tada biramo Text , jer je ovo običan tekst. Tada radimo isto za stupac Datum rođenja , ali tamo odabiremo svojstvo Datum. Na taj smo način Excel dali do znanja kakav će sadržaj biti u kojem stupcu. Usput, ono što u ovom članku nazivamo stupcem može naravno biti i red, uostalom, zaglavlja možete staviti i u prvi stupac umjesto u prvi redak, što god želite.

Na kraju, tablici dajemo službeni format tablice, to činimo odabirom stupaca (ili redaka), a zatim klikom na Start, a zatim na Format as table pod naslovom Styles . Naravno, možete potpuno sami odlučiti koji ćete raspored odabrati.

Savjet 05: Stvorite obrazac

Excel sada točno zna od kojih se elemenata sastoji naša tablica i kako bi trebao dizajnirati taj sadržaj. Zbog toga je djetinjasto lako početi stvarati svoj obrazac sada. Barem napravite, stvar je pritiska gumba. Odaberite sva zaglavlja koja ste upravo stvorili, a zatim kliknite gumb Obrazac koji ste sami dodali na alatnu traku za brzi pristup . Ako ste preskočili korak oblikovanja u savjetu 4 (uostalom, rekli smo da u načelu možete i možete), pojavljuje se nešto što izgleda kao poruka o pogrešci, ali u stvarnosti program vam jednostavno nudi neke savjete i opcije. Kliknite U redu. Kad ste stanicama dodali format tablice, Excel točno zna što očekujete od njega i ova se poruka neće pojaviti. Sada će se pojaviti mali izbornik i vidjet ćete da polja za unos tog izbornika odgovaraju naslovima koje ste kreirali za svoju tablicu. Ne brinite ako ste u zaglavlju napravili grešku u kucanju: to možete lako promijeniti, nakon čega će se vaša promjena odmah odraziti na vašem obrascu.

Savjet 06: Ispunite obrazac

Sad ćete u sekundi primijetiti zašto je ispunjavanje Excel dokumenta pomoću obrasca toliko prikladnije. Pored zaglavlja koja ste unijeli, u prozoru ćete vidjeti polje za unos. Tamo možete unijeti stvarne podatke. Kada ste u polju i upišete željenu vrijednost, pritisnite tipku Tab da biste brzo prešli na sljedeće polje. Kada pritisnete tipku Enter, sadržaj se zapravo dodaje obrascu. Na taj način svoje podatke možete unijeti vrlo brzo, bez brige da ćete slučajno prepisati pogrešnu ćeliju. Ako želite još brže navigirati između polja (na primjer, ako ne želite nužno popuniti sva polja), također možete skočiti pomoću tipke Alt.Ispod zaglavlja vidjet ćete crtice ispod određenih slova: kada pritisnete to slovo u kombinaciji s tipkom Alt, pokazivač će skočiti izravno u odgovarajuće polje.

Možete čak generirati poruke o pogreškama za netočne unose

Savjet 07: Potražite podatke

Svaki put kad pritisnete Enter, podaci koje ste unijeli u polja dodati će se na vaš Excel list. Međutim, prozor obrasca nije koristan samo za unos podataka, već ih možete vrlo lako pretraživati. Kada kliknete na Pronađi prethodno ili Pronađi sljedeće u prozoru obrasca , lako se možete pomicati kroz vrijednosti vašeg Excel dokumenta. Međutim, ako tražite skup određenih vrijednosti, kliknite gumb Kriteriji i jednostavno unesite kriterije koje želite tražiti (na primjer, sve retke s određenim datumom rođenja). Sada kada kliknete Pronađi prethodno ili Pronađi sljedećeprikazat će se samo vrijednosti koje zadovoljavaju unesene kriterije. Trebate biti svjesni da se podaci koje tražite mogu vrlo lako promijeniti. Pretpostavimo da ste pronašli unos i preko njega upišete nešto drugo, ovaj će se tekst zamijeniti u vašem Excel listu čim pritisnete Enter. Pa budi oprezan. Podatke možete izbrisati i jednostavnim klikom na Izbriši kada pronađete određeni unos.

Savjet 08: Ograničite datum

Pretpostavimo da ispunjavate tih 200 obrazaca i opet da postoji određeni datumski raspon u kojem se predavanja / aktivnosti ne mogu započeti. Ako sada razmislite: sjetit ću se toga, ali pazim da datum početka ne padne unutar tog raspona, tada ćete često biti razočarani: većina ljudi je zvijezda u precjenjivanju vlastitog pamćenja i pažnje. Puno je prikladnije da Excel naznači da određeno razdoblje nije dopušteno! To radite uz pomoć provjere podataka. Zatvorite obrazac i odaberite cijeli stupac Željeni datum početka . Sada pretpostavimo da nije moguće započeti između 1. ožujka 2019. i 16. ožujka 2019. Kliknite pojedinosti o vrpci pod naslovom Alati za provjeru podataka. U skočnom prozoru u padajućem okviru pod Dopusti do danas . U odjeljku Podaci odaberite Nije između, a zatim ispunite 3.1.2019 za datum početka i 16.3.2019 za datum završetka . Zatim kliknite (još uvijek u skočnom prozoru) na kartici Poruka o pogrešci i pod Poruka o pogrešci unesite razlog zašto ovaj datum nije dopušten, na primjer: „Datum nije dopušten, trener na odmoru“. Kada pokušate unijeti datum u "zabranjeni" raspon, dobit ćete unesenu poruku o pogrešci.

Savjet 09: Prethodno ispunite

U primjeru koji smo ovdje spomenuli, sva se polja popunjavaju pomoću obrasca. Ali također je moguće da želite unijeti zadanu vrijednost za određeni stupac. Na primjer: željeni datum početka uvijek mora biti 1. svibnja 2019. Pretpostavimo prazan Excel list sa samo zaglavljima tablice. U (našem slučaju) u ćeliju F2 (dakle pod Željeni datum početka ) u traku s formulama unosimo sljedeću formulu: = IF (A2 ""; "1.5.2019"; ""). Zapravo, ovdje se kaže: čim se nešto unese u ćeliju A2, stavite u ćeliju koja sadrži ovu formulu (F2) vrijednost 1.5.2017. Sada kliknite na ćeliju i povucite mali zeleni kvadrat u donjem desnom dijelu malo prema dolje (unutar istog stupca), kako biste primijenili formulu i na ostale stanice u ovom stupcu. Ako sada u svoj obrazac unesete podatke, vidjet ćete da se polje Željeni datum početka više ne može popuniti. To znači da je ovdje standardno unesen 1-5-2019.

Savjet 10: Uvjetne informacije

Zanimljiva stvar u vezi s trikom koji smo napravili u napojku 9 jest da to možete koristiti i za korištenje uvjetnih podataka. Na primjer, pretpostavimo da se novi članovi rođeni prije 1995. godine pridruže određenoj skupini čiji je datum početka 1. svibnja, ali članovi rođeni u ili nakon 1995. godine grupi koji imaju datum početka 1. lipnja. Da bi nam bilo lakše, polje datuma rođenja mijenjamo u godinu rođenja (može se i ekstrapolirati iz cijelog datuma, ali to je puno složenije). Prilagodite svojstva ćelije ovog stupca i odaberite broj umjesto datuma.

U ćeliju F2 (željeni datum početka) sada unosimo sljedeću formulu = IF (C2> 1994; "1.6.2016."; "1.5.2019.") . Da rezimiramo ponovno: ovdje se kaže da ako C2 (godina rođenja) sadrži godinu veću od 1994. (tj. 1995. i više), tada u F2 datum mora biti 1. lipnja, au svim ostalim slučajevima mora glasiti 1. lipnja . Na taj način zaista možete uštedjeti puno posla.